Калинина И.Г. Межрегиональная аналитическая роспись статей (из опыта работы Национальной библиотеки ЧР)
Создание и развитие корпоративных библиотечно-информационных сетей сегодня особенно актуально. Действительно, происходит прорыв в области создания различных объединений российских библиотек, особенно в сфере автоматизации. Объективными предпосылками создания таких объединений являются: невозможность получения оперативной и полной библиографической информации в машиночитаемом виде, ограниченное финансирование библиотек различных ведомств на комплектование фонда и приобретение современной информационной продукции. Благодаря реализации Программ LIBNET, LIBWEB, программы «Автоматизация библиотек» Мегапроекта «Пушкинская библиотека» стало возможно создание в России нескольких библиотечных корпоративных объединений.
Поэтапное выполнение этих программ сыграло положительную роль в создании основы новой российской информационной среды.
Следующим этапом развития российских библиотечных консорциумов стало образование «Ассоциации региональных библиотечных консорциумов» (АРБИКОН). Теперь уже не только отдельные библиотеки, но и целые библиотечные консорциумы начали договариваться о совместной работе по общим правилам.
В АРБИКОН на первом этапе вошли 12 консорциумов, формирование которых стало возможным благодаря финансовой поддержке Института "Открытое Общество" в рамках конкурсов "Российские корпоративные библиотечные системы". И наш консорциум МАРС ("Межрегиональная аналитическая роспись статей") присоединился в этом году в качестве 13-го консорциума в АРБИКОН.
Наше объединение библиотек было создано совершенно по иному принципу, чем существующие 12 консорциумов, т.е. на нефинансовой основе. Причиной его создания явилась острая профессиональная потребность в выполнении одной из основных функций библиотек в информационном обслуживании пользователей.
Хорошо известно, что во многих библиотеках большим читательским спросом пользуются картотеки и базы данных, содержащие роспись журнальных статей. Ранее они формировались на основе комплекта карточек Российской книжной палаты сначала в бумажном, а затем - в электронном виде. Однако оперативность поступления таких карточек в библиотеки всегда оставляла желать лучшего, а качество информации не всегда удовлетворяло, особенно научные библиотеки. Острой была проблема дороговизны этих карточек. В 90-х годах большинство библиотек испытывало, да и сейчас испытывает, существенные финансовые трудности и далеко не всегда библиотеки имеют возможность оплатить информацию, предоставляемую РКП.
В конечном итоге сложилась ситуация, когда в библиотеках, с одной стороны, расписываются одни и те же издания, а с другой стороны, библиотеки, особенно не очень крупные, физически не могут расписать необходимое для полноценного обслуживания читателей количество журналов.
Идея нашего Проекта Межрегиональной аналитической росписи статей возникла осенью 2000 года, во время работы конференции «Либком-2000». Тогда библиотеки Саратова, Челябинского и Удмуртского государственных, Самарского авиационно-космического университетов договорились, не дожидаясь дополнительного финансирования, работать вместе. Выяснилось, что некоторые библиотеки по тем или иным причинам не смогли войти в различные региональные корпоративные объединения библиотек, которые были созданы на первых двух этапах программы «Автоматизация библиотек».
В настоящее время наш Проект объединяет 33 участника из 16 городов России. В числе его участников - 22 вузовские библиотеки, из них: 11 - библиотеки классических университетов, 5 - Национальных и областных, 4 - Центральные городские библиотечные системы, 2 - Областные библиотеки для детей и юношества. Национальная библиотека вошла в консорциум в числе первых, в декабре 2000 года, в феврале 2001 года присоединилась Научная библиотека ЧТУ.
Как же мы работаем - 33 коллектива, такие разные, да еще находясь в разных городах страны?
С самого начала работ было решено, что на первом этапе основное внимание должно уделяться созданию и пополнению сводной базы данных с использованием имеющихся в библиотеках технических и программных средств. Это должно было создать условия присоединения к Проекту практически любой библиотеки, которая согласится с его основными положениями. В ходе совместной работы должна накапливаться не только информация, но и создаваться предпосылки для использования в работе любых имеющихся и новых, созданных программно-технических средств.
Наш Проект похож на другие аналогичные проекты, но имеет ряд отличий.
1. Проект изначально осуществляется без внешней финансовой поддержки, а значит, в финансовом отношении устойчив. Опыт работы показал, что мы можем решать основные задачи без дополнительного финансирования, хотя при его наличии, конечно же, работа проводилась бы более эффективно.
2. Проект ориентирован на использование минимальных технических средств - электронной почты и ее разновидности - коллективного листа рассылки.
Современные компьютерные информационные технологии практически устраняют территориальные границы, дают возможность работать «на расстоянии». Главное - выбрать самый надежный способ общения, который был бы технически возможен всем, работал надежно и постоянно. Возможность работать с электронной почтой сегодня существует практически в любой библиотеке.
3. В основе совместной работы - принцип: «каждый - всем», т.е. базы данных расписываемых журналов передаются каждым участником Проекта сразу всем остальным. Сводная база данных устанавливается на серверах библиотек-участниц для внутреннего использования.
Такой принцип общения позволяет обеспечить высокую оперативность предоставления библиографической информации читателям. По результатам специально проведенного сравнения поступления печатных журналов и электронных росписей их содержания оказалось, что лишь 20% росписей приходят через месяц и более после поступления соответствующего номера в библиотеку, 45% росписей поступает с "задержкой" до одного месяца и 35% росписей поступают в библиотеку еще до того, как обычная почта доставит их. Те, кто работал с традиционными (печатными) или электронными карточками Книжной палаты, знают, что эта информация поступает в библиотеки с задержкой не менее 4-5 месяцев.
4. Коллективные решения в рамках Проекта принимаются путем голосования через лист рассылки. Все участники Проекта имеют равные права.
5. Пока Проект открыт для присоединения всех желающих, независимо от ведомственной или территориальной принадлежности.
6. Для организации совместной деятельности выбирается путем голосования библиотека-координатор сроком на 1 год.
Вопросы, требующие совместного решения, выносятся координатором на голосование через лист рассылки. При этом указывается вопрос и сроки голосования. В ходе голосования может быть проведено обсуждение (опять же через лист рассылки). Все решения принимаются большинством в 2/3 голосов и являются обязательными для всех участников Проекта. Совместные условия работы довольно демократичны. Библиотека-координатор следит за выполнением общепринятых договоренностей, ведет переговоры по приему новых членов Проекта. По просьбам кого-либо из участников выносит на обсуждение новые вопросы.
Совместная работа ведется в рамках Договора, который ежегодно по электронной почте «подписывается» всеми участниками. В Договоре определены права и обязанности участников, их ответственность. Каждая библиотека-участница Проекта обязуется расписывать полностью содержание закрепленных за ней журналов, составлять аннотацию на каждую статью, раскрывать содержание статьи журнала ключевыми словами, распределять темы статей по рубрикам. Обычно за библиотекой для росписи закрепляется от 5 до 10 журналов, в зависимости от размера библиотеки. Постатейная роспись каждого из них по условиям Договора должна составлять не более 7 рабочих дней. Расписав журнал, библиотека в определенном формате высылает записи электронной почтой библиографу-координатору для предварительной проверки, которая длится не более 3 рабочих дней, а затем - в коллективный лист, из которого получают записи все участники Проекта. НБ ЧР в 2002 г. расписывала 10 журналов, но в связи с перегрузкой в 2002 г. мы стали расписывать 9 наименований журналов.
В приложениях к Договору приводятся списки расписываемых и закрепленных за каждой библиотекой журналов, перечень списка и правила заполнения каждого поля библиографического описания, порядок приема и передачи данных, общий список рубрик-подрубрик с указанием индексов УДК, ББК и Дьюи.
Подводя итоги работы за год, мы пришли к выводу о необходимости управления отдельными видами нашей работы.
Как было отмечено выше, состав библиотек-участниц Проекта различен. Есть библиотеки, где работами по Проекту занимаются несколько отделов, а есть и такие, где по штату всего 4-5 человек. Для того чтобы помочь «слабым», в консорциуме в этом году создан программно-технический совет, в состав которого вошли библиотеки, имеющие штат инженеров, специалистов в области компьютерных технологий.
Члены этого совета оказывают консультации с помощью электронной почты в области программирования, разрабатывают коллективные программные средства для упрощения создания базы данных, автоматической проверке поступающих росписей. Этот же совет занимается проектированием коллективного сайта Проекта.
Все разработки, направленные на совершенствование Проекта, бесплатно передаются всем участникам. Хочется отметить, что участие в Проекте для нас - это и школа профессионального мастерства, и возможность оперативно получить реальную помощь по вопросам, зачастую выходящим за рамки Проекта.
Наиболее сложны вопросы методики создания корпоративной базы данных. Для решения этих проблем мы создали методический совет. В его функции входят вопросы разработки и совершенствования методики создания баз данных, составление списков рубрик, разработка методических положений и инструкций коллективной работы.
Участниками Проекта сформирован единый список тематических рубрик и подрубрик. Сегодня для работы имеется двухуровневый рубрикатор, имеющий ссылки на индексы ББК, УДК. На основе этого рубрикатора создаются машиночитаемые словари для всех версий используемого в библиотеках программного обеспечения. Рубрикатор постоянно дополняется новыми разделами. Пополнение разделов рубрикатора ведут соответствующие специализированные библиотеки - члены методического совета.
Следующей особенностью нашего консорциума является то, что от библиотек-участниц не требуется перехода на какой-то «общий» программный продукт - ничего «не навязывается» сверху. Библиотеки продолжают работать с прежними технологиями, корректируя только методика заполнения базы данных - общей для всех.
Программный продукт, используемый для подготовки библиотекой записей корпоративной базы данных, значения не имеет. В библиотеках-участницах Проекта используются различные версии АС «Библиотека», АИБС «МАРК», ИРБИС. Сегодня отдельные библиотеки уже работают с помощью самостоятельно разработанного программного обеспечения.
Поскольку большинство из участников работают с пакетом АС «Библиотека» (разработки МГУ), то в качестве обменного принят формат этой программы. Остальным участникам безвозмездно передается конвертор для преобразования данных из их внутреннего формата в коммуникативный. Хочется отметить, что Национальная библиотека уже работает по программе Марк (dos), а Научная библиотека ЧТУ по программе Марк SQL.
Как известно, главная цель нашего объединения - создание и пополнение сводной базы данных.
За полтора года работы сформирована сводная база данных, содержащая полную роспись более 280 журналов за 2001-2002 годы общим объемом более 40 тыс. библиографических записей. Вся работа, о которой говорилось выше, проводится с целью формирования качественного информационного продукта, готового и необходимого для наиболее полного информационного обслуживания читателей.
Хотелось бы отметить положительные стороны в работе:
1. Повышается качество обслуживания читателей, так как поиск необходимой информации происходит в ручном и автоматизированном режиме. Наша корпоративная база данных - это полная роспись 300 названий научных и научно-популярных журналов на русском языке. На сегодняшний день она составляет более 40 000 записей. Программные средства позволяют искать информацию по любому полю: названию журнала, году издания, предметным рубрикам, ключевым словам. Пользователи нашей библиотеки уже успели оценить автоматизированный поиск информации.
2. Читатели могут распечатать содержание журнала с аннотацией всех статей, которые в нем находятся. Не все периодические журналы делают аннотирование содержания номера.
3. Читатели Moiyr ознакомиться с содержанием журналов, которые не выписывает библиотека либо по финансовым соображениям, либо в силу непрофильности журнала для данной библиотеки.
4. Через корпоративную систему электронной доставки документов читатели имеют возможность получить электронные копии заинтересовавших их первоисточников.
5. В нашей базе данных хранится адрес журнала в системе Интернет. При введении этой информации мы обнаружили, что часть журналов имеют в Интернет полные тексты своих номеров за 2001 год. Следовательно, читатели имеют возможность в минимально короткие сроки получить по конкретному адресу полный текст статьи, даже если такого журнала нет в библиотеке (расширяется репертуар выписываемых изданий).
6. Некоторые библиотеки, благодаря совместной работе, стали выписывать журналы, которые раньше не выписывали.
7. Повышается квалификация сотрудников библиотеки: работа учит слабых подтягиваться до уровня более сильных, так как требования к коллективной работе едины для всех.
8. Отмечается плодотворное, взаимовыгодное в информационном плане сотрудничество библиотек различных ведомств. Каждая библиотека старается выписывать и расписывать журналы, которые она «лучше знает».
9. Облегчение работы библиотекарей, особенно тех библиотек, где отсутствуют специалисты по автоматизации. Коллективные программные, информационные средства передаются безвозмездно всем (конверторы, архиваторы и др.).
10. Библиотеки имеют возможность предоставить своим читателям оперативную, аннотированную информацию о широком круге отечественных периодических изданий.
Однако следует отметить и определенные трудности в совместной работе по созданию консорциума:
1. Огромный объем получаемой информации, которую необходимо просмотреть и загрузить в базу данных. Однако для читателей данная ситуация является положительной: они получают больший объем качественной и оперативной информации. Скорее всего, необходимо просто перестроить работу в библиотеках.
2. Много проблем возникает во время работы по выявлению и исправлению ошибок в записях.
В заключение хотелось бы отметить, что в планах Проекта предполагается увеличение количества расписываемых журналов за счет местной печати и научных сборников вузов - участников. На повестке дня стоит вопрос об организации взаимодействия с другими аналогичными корпоративными проектами. Наш консорциум открыт для всех желающих и готов к сотрудничеству в любых формах.
Ирина Григорьевна Калинина, заведующая информационно-библиографическим отделом НБ ЧР
|
